Optimizarea cazărilor ȋn țarăpentru un lider în soluții fotovoltaice

Despre client și context

Clientul este un furnizor de top în soluții fotovoltaice și se află într-o perioadă de reorganizare strategică și scalare rapidă a business-ului. Compania are nevoie de soluții flexibile și eficiente de business travel, care să optimizeze costurile de cazare ȋn țară ȋn special, să asigure mobilitate și să susțină echipele tehnice pe teren fără a afecta continuitatea proiectelor naționale.

Provocarea

Proiectele companiei implică deplasări săptămânale în țară, necesitând numeroase rezervări de cazare pentru echipele tehnice și managementul companiei. În contextul reorganizării interne și al presiunii asupra resurselor financiare, clientul s-a confruntat cu dificultăți în gestionarea eficientă a delegațiilor și a costurilor asociate.
Lipsa unui sistem centralizat de rezervări și monitorizare a cheltuielilor a generat:

• Variații mari în costurile cazărilor interne
• Presiune suplimentară asupra echipei administrative și timp pierdut în procesarea solicitărilor și modificărilor de rezervări, precum și în gestionarea relației cu furnizorii de cazare
• Presiune asupra resurselor financiare ale companiei, cauzată de necesitatea de a achita serviciile de cazare, cu cardul de companie, direct la recepția unităților
• Dificultăți în respectarea politicii interne de travel de către delegați
• Limitări în raportarea și analiza cheltuielilor de mobilitate

Soluția

Pentru a răspunde provocărilor identificate, EXIMTUR a implementat o soluție personalizată de gestionare a cazărilor interne, axată pe eficiență, control al costurilor și continuitatea operațională a companiei client.
Principalele măsuri implementate au inclus:

• Politică de cazare clară și aplicată operațional, care asigură conformitatea și uniformitatea în toate rezervările.
• Selectarea unităților de cazare potrivite criteriilor agreate, oferind confort și costuri predictibile pentru echipe.
• Negocierea tarifelor pentru sejururi lungi, generând economii semnificative.
• Preluarea costurilor extra-servicii (restaurant, parcare, minibar etc.), eliminând surprizele și simplificând gestionarea cheltuielilor.
• Facturare bi-lunară centralizată, pentru un proces financiar clar și mai puțin consumator de timp.
• Analiza costurilor și recomandări de optimizare continuă, care ajută la reducerea cheltuielilor și eficientizarea bugetului de travel.
• Termene de plată flexibile și plan de eșalonare corelat cu încasările, asigurând continuitatea operațională fără blocaje.

Concluzie & CTA

Într-un moment crucial de reorganizare, clientul a avut nevoie de un partener de travel care să ofere suport complet, să optimizeze costurile și să asigure continuitatea deplasărilor echipelor, fără a compromite calitatea sau ritmul proiectelor.
Colaborarea cu noi a demonstrat cum o gestionare profesională a călătoriilor de afaceri poate aduce valoare reală companiei:

• Economii semnificative și control al bugetului
• Eficiență operațională și rezervări organizate
• Concentrare totală a delegaților pe proiectele companiei
• Flexibilitate și suport dedicat
• Flux financiar optimizat