Business Travel în Paris – România la o competiție mondială

Despre client și context:

Clientul nostru este o asociație profesională de prestigiu din domeniul agroalimentar și agroindustrial, implicată activ în promovarea performanței la nivel internațional. Pentru participarea echipei României la o competiție mondială desfășurată la Paris, era necesară organizarea călătoriei pentru un grup de 21 de persoane (echipă și staff tehnic).

Nevoile principale ale clientului au fost:

• transport cu avionul din Cluj-Napoca;
• transferuri private la destinație;
• cazare cu mic dejun în Paris, în apropierea locației evenimentului, într-un hotel recomandat de organizatori.

Deoarece clientul nu dispunea de un departament intern specializat în business travel, a ales să colaboreze cu compania EXIMTUR pentru gestionarea completă a logisticii.

Provocarea

Deși bugetul nu a fost limitat, participarea internațională la această competiție a generat o cerere ridicată pentru serviciile de cazare, ceea ce a condus la dificultăți în identificarea disponibilităților necesare. În plus, dinamica grupului a impus:

• rezervări suplimentare din mers, pentru persoane care s-au alăturat ulterior;
• rezervări din scurt, uneori de pe o zi pe alta;
• ajustări flexibile fără penalizări.

Toate acestea într-un interval de timp foarte scurt și într-un context logistic extrem de aglomerat.

Soluția

Agenția noastră a gestionat integral procesul de organizare, aplicând soluții rapide, flexibile și eficiente:

• Am emis bilete de avion cu plecare din Cluj -Napoca cu orar convenabil, asigurând sosiri și plecări confortabile pentru întreaga echipă.
• Am rezervat servicii de cazare cu mic dejun într-o unitate recomandată de organizatori, în apropierea locației evenimentului. Colaborarea directă cu hotelul ne-a oferit avantaje esențiale:
  • tarife competitive, obținute fără intermediari;
  • posibilitatea de a face modificări de ultim moment fără taxe;
  • blocarea camerelor până la confirmarea finală, lucru extrem de valoros într-o perioadă cu cerere foarte ridicată.
• Transferurile au fost asigurate prin parteneri de încredere cu care colaborăm de mulți ani, care au confirmat inclusiv solicitări urgente, chiar și cu o zi înainte de desfășurare.
• Pe parcursul întregului eveniment, am menținut o comunicare permanentă cu clientul și cu furnizorii.
• Am răspuns prompt tuturor cererilor, inclusiv rezervărilor last minute și modificărilor apărute pe parcurs.

Impactul

Soluțiile implementate au permis o participare impecabilă a echipei României la eveniment, toate serviciile fiind livrate conform planificării.

Clientul a apreciat în mod special:

• promptitudinea reacțiilor;
• flexibilitatea oferită în perioadă de cerere ridicata;
• capacitatea de a gestiona rezervări și modificări din scurt;
• comunicarea eficientă și suportul constant.

Feedbackul pozitiv transmis agenției a confirmat nivelul ridicat de satisfacție și calitatea serviciilor oferite.

Concluzie

Prin gestionarea completă a serviciilor de business travel, adaptabilitate și un control atent al logisticii într-o perioadă extrem de aglomerată, agenția EXIMTUR a reușit să ofere clientului o experiență fără stres, sigură și eficientă. Participanții au ajuns la eveniment în cele mai bune condiții, iar organizatorii au putut să se concentreze pe obiectivul lor principal: reprezentarea României la un nivel de excelență.