Program Incentive la Istanbul – exemplu de event management eficient

Despre client și context:

Clientul nostru, o companie din domeniul agențiilor de publicitate și partener de încredere al EXIMTUR, și-a dorit organizarea unui eveniment tip teambuilding la Istanbul.
Obiectivul principal a fost crearea unei experiențe memorabile pentru o echipă formată majoritar din membri tineri și activi, menținând totodată costurile într-un buget limitat, dar fără a compromite calitatea serviciilor sau dinamica activităților propuse.

Provocarea

Clientul s-a confruntat cu o serie de provocări în organizarea acestui teambuilding extern:

Încadrarea într-un buget limitat, care să acopere transportul aerian din România, cazarea la un hotel cu servicii de calitate, amplasat aproape de obiectivele turistice și un program atractiv la destinație

Necesitatea de a propune un program echilibrat, care să includă atât vizite la obiectivele emblematice ale orașului, cât și timp liber, plus o experiență inedită pentru echipă

Timpul scurt până la plecare, care a impus identificarea și rezervarea rapidă a serviciilor necesare evenimentului – zboruri, cazare, activități la destinație

Soluția

Pornind de la cele de mai sus, EXIMTUR a dezvoltat un program personalizat, optimizat pentru 3 zile, adaptat nevoilor clientului și specificului grupului:

• Zbor direct cu orar foarte convenabil optimizând astfel timpul petrecut la destinație și permițând includerea mai multor experiențe in program
• Cazare la hotel de 4*: am identificat un hotel cu servicii excelente și o amplasare strategică, aproape de principalele atracții, cu raport calitate–preț excepțional, perfect pentru bugetul limitat cu care s-a lucrat
• Parteneriat strategic la destinație: am colaborat cu un partener local specializat în grupuri corporate, care a furnizat oferte avantajoase pentru cazare, activități și transport, inclusiv ghid local vorbitor de limba română

Program structurat cu optimizare de costuri si timp:
Prima zi: transferul de la aeroport a fost combinat cu un tur de oraș, maximizând timpul fără costuri suplimentare
O zi liberă: alocată explorării individuale, potrivită pentru un grup tânăr și activ
Ultima zi: transferul spre aeroport a inclus o experiență autentică – un tur gastronomic pietonal

Experiență inedită: „piesa de rezistență” a programului a fost croaziera cu cină inclusă pe Bosfor, o experiență care i-a încântat pe participanți și care a oferit atmosfera perfectă pentru socializare, relaxare și conectare între colegi.

Impactul

Evenimentul a fost un real succes, apreciat atât de client, cât și de participanți. Organizarea impecabilă și echilibrul programului au contribuit la unul dintre cele mai memorabile teambuildinguri ale echipei și, în același timp, au consolidat relația de colaborare de lungă durată dintre EXIMTUR și compania client.

 „Bună ziua,
Vă mulțumim tare mult.
Ne-am întors cu bine aseară, totul a fost excepțional.
Organizare foarte, foarte bună, a fost un teambuilding tare reușit. Intră în TOP!
Ghidul a fost incredibil, agenția – corespondența foarte profi.
Programul ales a fost tare potrivit.
Felicitări EXIMTUR, mulțumim echipei care a contribuit la această reușită!”

Concluzie

Prin combinarea expertizei în business travel, creativității în event management și colaborării fluide cu partenerii locali, am reușit să livrăm un teambuilding memorabil, cu impact pozitiv asupra echipei clientului, într-un buget valorificat în mod eficient.