Program incentive memorabil în Tenerife

Despre client și context:

Clientul nostru, o companie de top la nivel global în domeniul asigurărilor, a dorit organizarea unui eveniment incentive, dedicat celor mai performanți reprezentanți de vânzări și manageri ai companiei și colaboratorilor.
Obiectivul a fost crearea unei experiențe motivaționale memorabile, într-o destinație atractivă din Europa, care să se încadreze într-un buget rezonabil, atent gestionat, dar care să ofere diversitate și servicii premium participanților, provenind din categorii de vârstă și cu interese diferite.

Provocarea

Compania client s-a confruntat cu mai multe provocări în planificarea acestui eveniment de anvergură, motiv pentru care adresarea către agenție a devenit necesară, pentru organizarea cu succes a acestuia.

Încadrarea în buget pentru un pachet de servicii complexe: transport aerian din România, cazare la un hotel de standard ridicat, servicii de masă complete, program de activități și excursii la destinație, cazare și transferuri la București pre și post eveniment pentru participanții din afara capitalei

Asigurarea unui program echilibrat la destinație, care să combine activitățile de grup (vizite, excursii) cu timp liber pentru relaxare

Gestionarea nevoilor dietetice speciale ale unor participanți

Perioada extinsă de analiză și aprobare a ofertelor, care a pus presiune pe disponibilitatea și păstrarea tarifelor pentru zbor și serviciile la sol

Necesitatea unei asistențe dedicate, prin prezența a doi însoțitori de grup din partea agenției, pentru coordonarea grupului la destinație

Soluția

Pentru a răspunde acestor cerințe complexe, EXIMTUR a propus o soluție complet personalizată, care a combinat eficiența logistică cu un nivel ridicat al experienței de călătorie, oferind un eveniment memorabil, pe o durată de 7 zile.

• Destinația aleasă: Insula Tenerife, Spania – o opțiune ideală datorită infrastructurii excelente, climatului optim, varietății activităților și posibilității de operare a unui zbor charter direct, cu locuri blocate din timp, pentru siguranța rezervării
• Cazare premium: hotel de 4* cu servicii all inclusive de calitate, facilități multiple și diverse, care a asigurat confortul participanților și flexibilitate pentru dietele speciale, inclusiv intoleranțe și alergii
• Parteneriat local strategic: colaborare cu un partener de top din Tenerife, care a pus la dispoziție ghizi locali vorbitori de limba română și o gamă variată de excursii tematice atractive
• Site inspection prealabil: înainte de plecare, echipa agenției a efectuat o vizită de verificare la destinație pentru a finaliza și valida detaliile logistice împreună cu hotelul și partenerii locali. Vizita a permis negocierea directă a unor beneficii suplimentare pentru participanți
• Coordonare la destinație: au fost desemnați doi însoțitori de grup experimentați, responsabili cu gestionarea activităților, comunicarea și asistența permanentă
• Program echilibrat: excursii de o zi alternate cu excursii scurte și zile libere pentru relaxare individual
• Comunicare constantă între client, agenție și furnizori, pentru a asigura control total asupra desfășurării proiectului, în toate etapele.

Impactul

Evenimentul s-a dovedit a fi un succes remarcabil, confirmat atât de client, cât și de participanți.
Atmosfera, organizarea impecabilă și atenția la detalii au transformat programul într-o experiență memorabilă pentru toți cei implicați, totul desfășurat într-o destinație spectaculoasă.

Rezultate cheie

Organizare fără incidente, cu un flux de activități perfect coordonat, care a condus la:

• Grad de satisfacție al participanților: 100% (scor NPS maxim)
• Feedback pozitiv imediat, încă din primele zile ale programului

Testimonial client:

„Dorim să vă mulțumim pentru organizarea excursiei – a fost un real succes!
Am centralizat răspunsurile din chestionarul de feedback transmis participanților (bazat pe metodologia Net Promoter Score – NPS), iar excursia organizată de voi a obținut un scor de 100%, cel mai mare de până acum.
Știu că nu a fost ușor – avem un grup exigent, cu multe solicitări și schimbări din mers – dar echipa voastră a făcut față exemplar.
Apreciem mult implicarea, flexibilitatea și profesionalismul de care ați dat dovadă ❤️
De-abia așteptăm să mai colaborăm și pe alte proiecte!”

Concluzie

Prin planificare strategică, expertiză în event management și o rețea solidă de parteneri, EXIMTUR a reușit să organizeze în mod eficient financiar o experiență incentive de referință pentru client, care a consolidat relațiile interne și a motivat în continuare performanța echipei de vânzări.